نامه نگاری و مدیریت نامه های اداری

انواع نامه نگاری اداری 

نامه نگاری اداری ، بخش مهمی از زندگی شغلی شما به شمار می رود . مهارت خوب نامه نوشتن می تواند موثر باشد و راندمان کاری سازمانها و شرکت ها را ارتقا ببخشد . برای نامه نگاری اداری نیاز به مهارت و تجربه ی خاص در نامه نگاری اداری داریم . تنظیم یک نامه ی اداری ، کمی مشکل تر از نوشتن انواع دیگر نامه هاست .  در نامه ی اداری از لحاظ سبک و نوشتار ، باید کلیه ی اصول نگارشی و تحریری رعایت شود . 

یک نامه اداری در واقع معرف شرکت و یا سازمان نویسنده ی آن می باشد و چنانچه نامناسب و به دور از اصول تهیه شود ، موجب بی اعتباری شرکت یا سازمان شده و نهایتا بی اعتنایی به در خواست سازمان یا شرکت را موجب می شود . برای نوشتن یک نامه ی اداری حتما می بایست مسلط به اصول نامه نگاری اداری باشیم . همیشه در نگارش هر نوع نامه ای ، اولا باید امادگی کامل فکری و فیزیکی داشته باشید ، ثانیا از اصول نامه نگاری اداری مطلع باشد . 

نامه نگاری اداری ، کسب مهارتی ضروری و اساسی برای زندگی شغلی شما به حساب می آید . تمامی افراد شاغل ، مدیران ، کارمندها و .... باید از این  مهارت بهره جویند .  مهارت نامه نگاری از طریق آموزش این اصول و همچنین کسب تجربه میسر می باشد . مرکز آموزش مجازی پارس در راستای آموزش نامه نگاری اداری و همچنین توانمند ساختن شرکت ها و موسسات و .... اقدام به برگزاری دوره های آموزشی انواع نامه نگاری اداری نموده است . این مرکز بعد از اتمام دوره های آموزشی و همچنین اعطای مدرک معتبر دوره ، افرادی توانمند و ماهر در نامه نگاری اداری تربیت می کند . 

اهداف مد نظر مرکز آموزش مجازی پارس ، در زمینه ی آموزش انواع نامه نگاری اداری عبارتند از : 

• مدیریت زمان ، وقت نویسنده 
• تسهیل وظیفه ی نویسنده 
• رعایت استانداردهای نامه نگاری اداری 
• سهولت در درک نامه توسط خواننده 
• نامه های اداری معمولا ارتباط بین دو سازمان ، شرکت و یا ارتباط بین شاغلین ادارات ، موسسات ، شرکتها و .... 

می باشد . این نامه ها معمولا به منظور موارد  مهم زیر استفاده می شود : 

• تبادل اطلاعات بین شرکت ها ، ادارات ، موسسات 
• بیان توضیحات مربوط به مسئله ای 
• بیان معذرت خواهی 
• بیان تسلیت 
• ایجاد انگیزه و علاقه در موردی خاص 
• اقامه ی دعوا 
• بیان در خواست 
• ثبت حقایق و ..... 

اصول نامه نگاری اداری 

همیشه در ابتدا ، هدف از نوشتن نامه ی اداری را برای خود مشخص کنید و به عنوان یک سوال برای  خودتان مطرح سازید . طرح این پرسش به شما کمک می کند تا بتوانید در مورد سبک نوشتن و لحن نامه تصمیم بگیرید .

مثلا در مورد مسایل مختلف و بخش های  اداری مرتبط با نامه و همچنین ، نوع نوشتاری خود تصمیم بگیرید . اینکه مخاطب نامه ی خود را مشخص کنید ، یکی از موارد مهمی است که باید ابتدای نگارش ، آن را در نظر بگیرید ، برای چه شخص یا اشخاصی نامه می نویسید ؟ درخواستتان را مشخص کنید ؟ میزان اطلاعات گیرنده ی نامه از مورد در خواست شما چقدر است ؟ زمان دریافت نامه ؟ و ..... 
همیشه قبل از نوشتن نامه ی اداری ، بررسی نمایید آیا قبلا مکاتبات اداری در این زمینه وجود داشته یا خیر ؟ 

اگر پاسخ مثبت بود قبل از نگارش نامه ی جدید آنهارا به دقت بخوانید تا اطلاعات شما از سوابق اداری موضوع مورد نظر کامل شود . آیا برای پاسخنامه یا نگارش مراجعه به بایگانی ضروریست ؟ اطلاعات و موارد نامه را بر حسب اولویت دسته بندی کنید .در هر حال به یکباره  و بی مقدمه شروع به نوشتن نکنید . نامه را با محوریت موضوع اصلی شروع و با بیان در خواست خود به پایان رسانید .
تمامی نامه های اداری را می شود با ساختار نوشتاری زیر تهیه و تنظیم کرد :

• طرح مقدمه
• اقدامات لازم 
• بیان در خواست 
• و بیانیه ی پایانی 

برای نگارش نامه های اداری سبک های  نوشتاری مختلفی وجود دارد . برخی از شرکتها و سازمانهای دولتی یا خصوصی سبک خاص خود رادارند و افراد باید از همان سبک نوشتاری تبعیت کنند . به این مهم توجه داشته باشید که مهمترین موضوع در هر نامه ی اداری ، برقراری و ایجاد ارتباط مناسب با خواننده می باشد . بنابراین هر سبکی که به درک و برداشت درست گیرنده ی نامه کمک کنند بهترین سبک نوشتاری نامه ی اداری می باشد . در نگارش نامه های اداری باید سه اصل کلی را لحاظ کرد :

1) دقت ودرستی
2) اختصار موضوع 
3) صراحت کلام ( وضوح و روشنی بیان )

متن نامه ی اداری درخواستی 

سبک نوشتاری نامه ها بستگی به هدف نوشتن  نامه دارد . سبک در نوشتار نامه های اداری در واقع همان رعایت  اصول نگارش و اختصار کلام و صراحت ان می باشد .   بعد از نوشتن نامه ، آنرا کنترل کنید تا همانند نامه های شخصی دوستانه و یا شدید اللحن نباشد و سبک نوشتاری مناسبی برای آن در نظر بگیرید . در ضمن نوشتن نامه های اداری ، اگر نامه ی شما پاسخ به نامه ی دریافتی باشد ، باید حتما تاریخ و شماره ی نامه ی دریافتی در آن ذکر شود . 

 

نامه نگاری به زبان انگلیسی 

تمامی افراد در طول زندگی خود ، بارها نیاز پیدا می کنند که یک نامه ی اداری را تنظیم کنند که باید به اصولی ترین شکل ممکن ، انجام شود . یقیناً همه ی ما در طول زندگی خود نیاز داریم تا حداقل یک بار نامه بنویسیم و بهتر است که بتوانیم نامه خود را به اصولی ترین شکل ممکن بنویسیم.  فرض کنید  می خواهید برای گرفتن پذیرش دانشگاه خاصی در کشور دیگر اقدام نمایید و یا ویزای تحصیلی یا مهاجرت بگیرید ، در اینگونه در خواست ها ، چگونه به زبان انگلیسی نامه نگاری می کنید ؟ چه نکاتی را در نوشتن نامه های رسمی و اداری به زبان انگلیسی رعایت می کنید ؟ و ....

مرکز آموزش مجازی پارس ارایه دهنده ی دوره های آموزش نامه نگاری به زبان انگلیسی می باشد .این مرکز ضمن اعطای مدرک معتبر دوره ی نامه نگاری انگلیسی ، تمام اصول و قوانین نگارشی این نوع نامه را به شما آموزش می دهد .